L’externalisation de la gestion de la formation permet aux entreprises d’optimiser leurs ressources, tout en garantissant des parcours d’apprentissage efficaces pour les collaborateurs. Mais cela nécessite aussi une organisation rigoureuse pour éviter les erreurs. Découvrez ici les différentes étapes pour bien externaliser la gestion de la formation.
Choisir avant tout un bon prestataire
Le choix du prestataire constitue une étape déterminante pour la réussite de votre projet. En effet, vous devez faire appel à des spécialistes de la formation capables d’adapter les programmes aux besoins spécifiques de votre entreprise. Analysez en priorité l’expertise du prestataire, ses références et sa capacité à concevoir des formations adaptées à votre secteur d’activité.
Assurez-vous également que les solutions proposées intègrent des modalités pédagogiques variées : formations en présentiel, e-learning ou encore blended learning. Un prestataire de qualité doit être aussi en mesure de respecter les exigences réglementaires en vigueur. Il s’agit notamment du financement des formations et de la certification des parcours.
Établir un cahier des charges précis
Pour garantir la cohérence et l’efficacité du projet, formalisez vos attentes dans un cahier des charges détaillé.
Rédigez un document très structuré
Un cahier des charges bien conçu doit comprendre plusieurs éléments clés. Commencez par préciser les objectifs de la formation :
- développement des compétences ;
- mise en conformité avec des normes ;
- ou encore accompagnement d’une transformation interne.
Détaillez ensuite les publics concernés en précisant leurs niveaux de compétences et les contraintes spécifiques auxquelles ils sont soumis. Mentionnez également les modalités pédagogiques attendues ainsi que les formats de formation privilégiés.
Définissez des indicateurs de suivi
Le suivi de la formation repose sur des indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Définissez des critères clairs pour évaluer la progression des participants, l’acquisition des compétences et l’efficacité des formations mises en place. Les indicateurs peuvent inclure le taux de participation, les résultats aux évaluations ou encore la satisfaction des apprenants. Intégrez également des indicateurs liés à la performance des collaborateurs après la formation. Le prestataire doit être en mesure de fournir des rapports détaillés et des analyses régulières.
Assurer un suivi avec beaucoup de rigueur
Externaliser la gestion de la formation ne signifie pas abandonner le contrôle du processus. Il est indispensable de suivre l’avancement des formations de manière rigoureuse afin d’en garantir l’efficacité. Mettez en place des réunions régulières avec le prestataire pour analyser les résultats et ajuster les programmes si nécessaire. Veillez également à recueillir les retours des apprenants afin d’évaluer leur satisfaction et leur ressenti par rapport aux contenus proposés. Le suivi doit aussi inclure une veille sur les évolutions réglementaires et technologiques en matière de formation.
